受発注ペーパーレス化が経営を変える！中小企業の業務効率化戦略とは？
日本の中小企業を取り巻く環境は、近年ますます厳しさを増しています。
少子高齢化による人手不足の深刻化、働き方改革の推進、そして新型コロナウイルスの影響による急速なデジタル化の波。
これらの変化に適応し、企業が生き残り、成長を遂げるためには、限られた経営資源を最大限に活用できる効率的な経営体制の構築が不可欠です。
このような状況の中で注目されているのが「受発注業務のペーパーレス化」です。
日々の業務で発生する膨大な紙の書類を電子化することで、業務の効率化を図り、人的リソースをより戦略的に活用することが可能になります。
株式会社デルタでは、企業間電子商取引サービスの開発・運営も行っております。
本記事では、中小企業における受発注ペーパーレス化の必要性とメリット、そして導入のポイントについて詳しく解説していきます。
受発注ペーパーレス化が求められる理由
多くの中小企業では、いまだに受発注業務を紙ベースで行っています。
注文書、納品書、請求書といった帳票類を紙で作成・管理することは、一見当たり前のように思えますが、実はさまざまな非効率性を抱えています。
以下に2つの理由を挙げます。
人手不足の深刻化
厚生労働省の調査によると、中小企業の約7割が人材確保に苦労していると報告されています。
特に、経理や事務作業を担当する人材の確保は容易ではなく、限られた人員で最大の成果を上げるためには、業務の効率化が急務となっています。
アナログ業務の非効率性
多くの中小企業では、いまだに注文書や納品書、請求書などの受発注関連の書類を紙ベースで管理しています。
しかし、これらの紙書類には以下のような問題が伴います。
- 作成・管理に時間とコストがかかる
手作業による書類作成や確認、押印、発送などに多くの時間と労力が必要。 - 書類の紛失リスク
必要な書類がすぐに見つからず、業務が滞るケースも少なくない。 - 保管スペースの問題
書類を長期間保管するためのスペース確保が必要になり、オフィスの有効活用を妨げる要因となる。 - リモートワークの障壁
紙の書類が必要な業務では、リモートワークが難しく、働き方改革の推進にも逆行する。
こうした非効率な業務フローを放置しておくことは、企業の競争力低下につながります。
受発注ペーパーレス化がもたらす5つのメリット
受発注業務のペーパーレス化は、中小企業にとって多くのメリットをもたらします。
その主なものを見ていきましょう。
1. 業務効率の向上
ペーパーレス化によって、受発注業務に関する書類の作成・管理・確認・送付といったプロセスをデジタル化し、自動化することができます。
これにより、業務時間を大幅に短縮し、社員の生産性向上につながります。
例えば、ある企業の調査では、受発注業務のペーパーレス化により、関連業務の工数が平均40％削減されたという結果が報告されています。
2. コスト削減
紙の書類をなくすことで、以下のようなコストを削減することができます。
- 印刷費や郵送費の削減
- 紙の保管スペースの削減
- 書類の管理・検索にかかる人件費の削減
中小企業庁の試算では、従業員30人規模の企業で年間50〜100万円のコスト削減効果が期待できるとされています。
3. ミスやトラブルの防止
手作業による転記ミスや書類の紛失、誤送信などのトラブルを防ぐことができます。
特に、電子システムを導入することで、入力ミスのチェック機能やアラート機能を活用でき、取引ミスのリスクを大幅に減少させることが可能です。
4. データ活用による経営判断の迅速化
受発注データを電子化することで、リアルタイムで情報を集計・分析し、迅速な経営判断が可能になります。
例えば、特定商品の売上増加傾向を早期に察知し、在庫の補充を迅速に行うといった対応が可能になります。
5. 柔軟な働き方の実現
クラウド型の受発注システムを導入すれば、どこからでも業務を遂行できるようになります。
リモートワークの推進にもつながり、多様な働き方を実現するための基盤を整えることができます。
受発注ペーパーレス化の成功事例
実際に受発注業務のペーパーレス化に取り組み、成果を上げている中小企業の事例を見てみましょう。
製造業A社の事例：請求書のデジタル化で業務効率と資金繰りが改善
中小製造業A社では、発注者様からの長い支払いサイクルによるキャッシュフロー管理の困難さと、紙ベースの請求書管理における非効率性が大きな課題でした。
デルタ社のファクタリング機能付きオンラインシステム導入により、これらの問題を一挙に解決。
確定債権の即時現金化で資金繰りが改善され、請求書のデジタル化で管理コストと業務効率が大幅に向上しました。
その結果、大型プロジェクトへの参画機会が増え、受注額も大幅に増加し、事業拡大を実現できました。
IT企業B社の事例：一元管理で透明性向上と効率化を実現
IT企業B社では、取引先との間で検収内容の相違が頻発し、請求の遅延が常態化していました。
また、注文書や請求書の管理が不透明で、債権債務の把握が困難な状況でした。
デルタ社のシステム導入後は、電子化による検収プロセスの標準化で相違事例がほぼ0になりました。
ファクタリング機能により確定した債権の即時現金化が可能になり、資金繰りも改善。
注文から請求までの一元管理により債権債務の透明性が向上し、経理処理時間が短縮されたことで、業務効率が飛躍的に向上しました。
月末の経理業務に追われる日々から解放され、社員の残業時間も大幅に削減されています。
受発注ペーパーレス化の導入ステップ
受発注業務のペーパーレス化に取り組む際のステップを見ていきましょう。
1. 現状分析と課題の洗い出し
まずは自社の受発注業務の現状を詳細に分析し、どこにボトルネックや非効率が存在するのかを把握します。
例えば、月間の受発注書類の枚数、処理にかかる時間、発生しているミスやトラブルなどを洗い出しましょう。
この分析をもとに、電子化によってどの程度の効率化やコスト削減が見込めるのかを試算することも重要です。
2. 段階的な導入アプローチ
ペーパーレス化は一朝一夕に実現するものではありません。
段階的なアプローチが成功の鍵となります。
例えば、まずは社内の受発注処理プロセスの電子化から始め、その後、取引先とのやり取りの電子化へと拡大していくといった方法が考えられます。
また、発注業務、納品業務、請求業務など、業務ごとに優先順位をつけて段階的に導入していくことも効果的です。
3. 電子商取引サービス選定のポイント
適切なシステムの選定も重要なポイントです。
自社の業務特性や規模に合ったシステムを選ぶことが大切です。
システムの選定の際には、以下のようなポイントをチェックしましょう。
- 使いやすさ（特に ITリテラシーが高くない従業員でも使えるか）
- 既存システムとの連携性
- セキュリティ対策
- サポート体制
- 将来的な拡張性
- コストパフォーマンス
また、クラウド型サービスであれば初期投資を抑えられるため、中小企業にはメリットが大きいと言えるでしょう。
4. 社内への浸透・定着のためのステップ
新しいシステムを導入しても、社員が使いこなせなければ意味がありません。
社内への浸透・定着のためには、以下のステップが効果的です。
- 経営層からの明確なメッセージ発信
- 丁寧な研修の実施
- 推進担当者の選定と育成
- 初期のサポート体制の充実
- 小さな成功体験の共有と称賛
特に、紙の書類に慣れ親しんだベテラン社員の抵抗感を和らげるためには、丁寧なコミュニケーションと段階的な移行が重要です。
まとめ：受発注ペーパーレス化は企業の未来を左右する
日本の中小企業にとって、受発注ペーパーレス化は単なる業務改善ではなく、経営戦略そのものとなりつつあります。
コスト削減、業務効率化、リモートワーク対応、経営判断の迅速化など、多くのメリットがあるため、今こそ導入を検討すべき時期です。
株式会社デルタでは、受発注業務のペーパーレス化をはじめ、企業のデジタル化を支援する様々なサービスを提供しています。
ぜひお気軽にお問い合わせください。